Gestion de Contacts

Gérez vos contacts, Prospectez et Fidélisez efficacement !

Disposer d'un référentiel client unique est la première priorité pour assurer la pérennité de votre entreprise de votre entreprise.

Passer du dossier papier à l'informatisation, et donc la traçabilité de l'information client, est une condition essentielle à la préservation et à la valorisation de votre patrimoine client.

Vos clients sont votre richesse : pour exploiter ce potentiel, il est indispensable de disposer d'un outil simple et efficace.

ACT! répond à cette attente.

Vous prospectez plus efficacement :

• Vous réalisez en quelques minutes des emailings, newsletters, phonings… ciblés.
• Vous suivez efficacement les ventes en cours et prévisionnelles.
• Vous bénéficiez d'un historique complet de l’ensemble des échanges (rendez-vous, emails, appels …).
• Vous visualisez d'où viennent vos clients et quels supports est le plus rentable (internet, journaux…).
• Vous optimisez vos journées de travail pour vous concentrer sur vos priorités.

Vous exploitez au mieux vos fichiers, et vous fidélisez vos clients :

• Vous avez une vision précise des besoins et des attentes pour vendre des produits complémentaires.
• Vous segmentez vos contacts pour lancer des communications ciblées (grands comptes…).
• Vous identifiez les inactifs ou ceux qui semblent partir à la concurrence.
• Vous automatisez votre travail avec la programmation de chaines de fidélisation.

Vous êtes également plus efficace au quotidien avec les rappels et les relances pour ne rien oublier.

Enfin si votre entreprise dispose d'une équipe de commerciale, vous analysez leurs performances en temps réel (portefeuille d'affaires, atteinte des objectifs…) pour les manager et les aider à être plus efficaces.

Présentation

ACT! est un outil indispensable de gestion de contacts, qui permet d’améliorer les prévisions de ventes et les revenus de l’entreprise. Cette solution permet aux entreprises de faire un suivi détaillé des relations commerciales avec chacun de leurs clients et prospects.

Ils disposent ainsi d’une aide déterminante pour évaluer leur portefeuille d’opportunités de ventes et affiner leurs priorités commerciales.

ACT! a été conçu pour les entreprises –quelques soient leurs tailles- et les professions libérales qui souhaitent gérer de façon très simple leurs portefeuilles clients et contacts. Aujourd’hui, des millions de professionnels utilisent ACT! dans le monde entier.

Fondé sur la technologie .NET, ACT! bénéficie d’une installation et d’un déploiement Plug & Play et répond aux processus standards des entreprises.

ACT! est disponible au travers de 2 offres commerciales

• ACT! Standard : pour les petites entreprises qui veulent gérer simplement leurs contacts (10 utilisateurs maximum)
• ACT! Premium : pour gérer des volumétries de données importantes, partager les informations entre les utilisateurs et sécuriser l'accès aux données.

5 bonnes raisons d'utiliser ACT!

• Vous gérez simplement tous vos contacts.
• Vous organisez efficacement vos journées de travail .
• Vous lancez des actions de prospection ciblées.
• Vous fidélisez vos clients.
• Vous suivez précisément votre activité commerciale.

Prospectez facilement

• Intégrez en quelques minutes vos bases prospects et clients.
• Automatisez vos actions de prospection.
• Réalisez simplement vos mailings, emailings
• Ne perdez plus une seule affaire en organisant leur suivi détaillé.
• Analysez en un clin d'œil l'efficacité de vos actions commerciales.
• Visualisez à tout moment votre niveau d'activité pour les mois à venir.
• Concentrez-vous sur les activités essentielles.
• Améliorez l'efficacité de vos commerciaux.
• Optimisez vos rendez-vous grâce à la géolocalisation de vos contacts.

Fidélisez efficacement !

• Identifiez immédiatement votre interlocuteur (échanges, appels SAV…).
• Visualisez en un clic vos meilleurs clients.
• Concentrez vos efforts sur les clients les plus rentables.
• Travaillez efficacement votre base clients.
• Communiquez simplement avec vos clients.
• Identifiez vos concurrents et leurs arguments.
• Vous connaissez mieux les besoins de vos clients pour développer vos ventes !

Nouveautés

Les + de ACT! 2009

• Liens avec Ciel Quantum & Ciel Gestion Commerciale.
• Les fiches contacts avec 60 champs pré-définis.
• Synchronisation Outlook

Nouveautés ACT! 2009

• Accès direct à l’historique des relations clients : appels, emails…
• Suivi des affaires en cours : probabilité de réussite, concurrents…
• Prospection et fidélisation: mailing, e-mailing, newsletter
• Gestion de devis
• Alertes pour des événements annuels
• Rapports détaillés : activités, historique client, origine des contacts
• Synchronisation à distance et lien Palm® ou Pocket PC®
• Synchronisation avec MS Outlook ® : partage des contacts et des e-mails en 1 clic.
• Agendas journalier, hebdomadaire, semaine ouvrée et mensuel
• Gestion des tâches, rappels, priorités
• Segmentation en groupes et sous groupes
• Détection des clients inactifs ou en fin de contrat de maintenance
• Lien avec les applications bureautiques Word®, Excel®
• Tableaux de bord interactifs: activités prioritaires, affaires les plus rentables
• Définition d’objectifs de ventes

Principales fonctions

• Accès direct aux informations et à l’historique des relations clients
• Fiches contacts personnalisables avec du texte, des dates, des images…
• Agendas journalier, hebdomadaire, semaine ouvrée et mensuel
• Gestion des tâches, rappels et activités selon des priorités
• Tableaux de bord des activités et des ventes
• Processus de vente personnalisable
• Publipostage: mailing, e-mailing, newsletter
• L'édition de devis exportable sous MS Excel ©
• Alertes pour des événements annuels
• Rapports d'activité détaillés et personnalisables : opportunités, historique client
• Synchronisation à distance entre l’entreprise et les commerciaux itinérants
• Transfert sur Palm® ou Pocket PC ®

Inclus pour démarrer plus facilement 

• 30 jours d'assistance téléphonique gratuits !
• Un manuel d’utilisation détaillé est mis à votre disposition

Fonctionnalités-clés

Gestion des contacts et relations commerciales

• Fiches contacts personnalisables
• Traitement de texte intégré avec fusion publipostage
• Lien avec MS Outlook ®
• Géolocalisation des contacts sur une carte de France
• Tableau de bord graphiques personnalisables
• Ecriture des notes, tâches… en gras, centré, souligné...
• Nouveaux types de champs : Photos, Oui/Non, Mémo, Email
• Fiche Société regroupant les fiches contacts d'une entreprise
• Création de fiches contacts secondaires liés aux contacts principaux
• 15 niveaux de groupes et sous-groupes
• Onglets Notes et Historiques séparés
• Suivi des activités dans la fiche d'opportunités
• Partages de Notes et d'Historiques entre plusieurs contacts
• Ajout de pièces jointes aux contacts, notes, historiques et activités
• Lien avec les Palm®, Pocket PC® et Windows Mobile® 6
• Mémorisation des dernières recherches effectuées
• Gestionnaire d'e-mails amélioré
• Rattachement d'emails et création de fiches depuis Outlook ®
• Création de groupes dynamiques selon des requêtes

Suivi des activités

• Liste des tâches et séries d'activités
• Nombre d'Agendas et calendriers
• Programmation d'événements pour tous les utilisateurs: jours fériés...
• Personnalisation des priorités et activités

Prévision et suivi des opportunités de Ventes

• Ventes prévisionnelles: graphiques, entonnoir et rapports
• Objectifs de ventes : minimum à réaliser, niveau d'atteinte…
• Rapports de ventes sur les marges, les produits vendus...
• Gestion de produits dans une opportunité avec marge, prix d'achat
• Réalisation de devis en 1 clic (nécessite MS Word ®)
• Définition de plusieurs cycles de ventes (court, long ...)
• Importation du catalogue produits avec code article, prix d'achat ...
• Entonnoir des ventes interactif
• Exportation des opportunités vers Microsoft Excel ®
• Visualisation de la liste des opportunités avec filtrage

Administration

• Contacts Privés/Publics
• Partage de la base de données en réseau
• Automatisation des sauvegardes
• Compatible Windows Vista ®, Ms Office 2007 ®

Fonctionnalités ACT! Premium

• 5 niveaux de sécurité : administrateur, utilisateur...
• Possibilité de gérer jusqu'à 100 000 contacts
• Limitation des informations de contacts à des groupes d'utilisateurs
• Base de données Microsoft SQL Serveur 2005 Standard
• Mise à jour de la base de données même avec le logiciel fermé
• Agendas avancé : recherche de disponibilités, Gestion des ressources
• Sécurisation au champ près
• Tableaux de bord par utilisateurs
• Synchronisation à distance par VPN

Fonctionnalités détaillées

Gérez simplement tous vos contacts

• Gestion plusieurs milliers de contacts par base de données.
• Prise en main immédiate grâce aux modèles de documents inclus.
• Présentations clés en main comprenant plus de 60 champs prédéfinis.
• Possibilité de personnaliser l’interface utilisateur selon vos besoins.
• Assistant d’importation de bases contacts à partir d’un fichier Excel®…
• Synchronisation des contacts, rendez-vous, activités avec MS Outlook®.
• Résumé des échanges avec vos contacts : documents envoyés, appels, rdv
• Remplissage automatique des informations de la base de données.
• Assistant de recherche des fiches en doublons.
• Enregistrement des contacts secondaires dans une fiche contact.
• Edition automatique d’annuaires et de listes téléphoniques.
• Création automatique de rapports d’activités.
• Rattachement ou envoi direct de pages Internet à vos contacts.

Organisez efficacement vos journées de travail

• Gestion des agendas journaliers, hebdomadaires, semaines ouvrées, mensuels.
• Visibilité des disponibilités de vos collaborateurs, des salles, des équipements…
• Possibilité de relever le courrier d’une boîte aux lettres sur Internet.
• Création automatique de rapports d’activités.
• Organisation d’activités récurrentes: réunions de service…
• Gestion des agendas, tâches, rappels et activités.
• Personnalisation des tâches et activités selon leur nature.
• Possibilité de transfert sur Organiseurs Palm OS ® et Pocket PC ®.

Lancez des actions de prospection ciblées

• Recherche multi-critères : noms, produits achetés, besoins…
• Publipostage simplifié.
• Rédaction de fax, mémos, mailing, newsletters à partir de modèles.
• Edition d’étiquettes et d’enveloppes.
• Programmation automatique de vos tâches.
• Analyse du temps passé au téléphone ou sur une activité.
• Impression des devis en un clic de souris (nécessite MS Word®).

Fidélisez vos clients

• Segmentation en groupes : grands comptes, administrations, prospects.
• Recherche de contacts inactifs à des fins de relance.
• Programmation d’alertes pour les événements annuels.
• Envoi de newsletters personnalisées.
• Gestion de rapports sur les raisons d’échec des ventes : concurrence, prix…

Suivez précisément votre activité commerciale

• Suivi détaillé des opportunités de vente : avancement, probabilité de réussite…
• Gestion des cycles de ventes personnalisables.
• Analyse du portefeuille des affaires en cours
• Gestion des graphiques sur les ventes prévisionnelles.
• Rapports sur vos ventes : probabilités de réussite, marge réalisée.
• Identification des affaires les plus importantes.

Partagez facilement l’information client

• Partage des rendez-vous, des contacts… avec Lotus Notes® et Eudora®.
• Partage de la base de données entre tous les commerciaux de l’entreprise.
• Création d’équipes pour gérer les accès à la base de données.
• Intégration avec vos applications bureautiques : MS Word®, MS Excel®…
• Définition d’événements au niveau de l’entreprise : fermeture, inventaire…
• Fonctions CTI (Couplage Téléphonie Informatique).

Configurations requises

Configuration minimale requise

• Windows® XP (32 bits) - Processeur PIII 600 MHz (ou supérieur) – 1 Go de RAM
• Windows® Vista (32 bits et 64 bits) - Processeur 1,8 Ghz et 1 Go de RAM

Pour la Géolocalisation

• Processeur 1,8 Ghz, 1 Go de RAM et 1 Go de disque dur
• Lecteur de CD-ROM - Carte graphique et moniteur 1024x768
• Microsoft Internet Explorer ® 6.0 et 7.0

Si installation sur un serveur en réseau

• Windows® Server 2003 et 2008 (32 et 64 bits)

Liens avec Logiciels Bureautiques

• Microsoft Office ® 2002 / 2003 / 2007
• MS Outlook Express 6.0
• Lotus Notes 6.5 / 7.02 (sous Vista) / 8.0 (ACT! v11.1)
• Eudora ® 5.2

Lien avec Logiciels Ciel!

• Ciel Gestion Commerciale 2009 (Millésime & Evolution)
• Ciel Quantum

Configuration pour les PDA :

• Sur Palm (OS 3.5 à 5.4 (33 Mhz mini - 8 Mo RAM mini 9 - Hotsync 3.5/4.1/7.0.2, Palm Hotsyncs ® Manager 3.5 à 4.1 et 7.02.
• Sur Pocket PC (2000, 2002, Phone Edition - Windows CE 3.0, Windows Mobile 2003/2005/5.0 et 6.0, 133 Mhz – 16 Mo RAM, ActiveSync ® 3.5 et 4.5 / Windows Mobile device Center 6.1

Démonstrations

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